Concepto

Más allá de la evolución empírica de lo que han supuesto los archivos en las diferentes culturas y civilizaciones, podemos afirmar que su desenvolvimiento cultural se ha llevado a cabo lentamente, coincidiendo con la siguiente conceptualización:

• En primer lugar, el archivo era un simple instrumento inductivo y funcional. En consecuencia, al no existir un corpus teórico reconocido, el archivo es definido como un exclusivo y privativo lugar para custodiar los documentos.

• Más adelante, el concepto de archivo deviene de un concepto patrimonial-administrativo y jurídico. Así, el archivo se define como un instrumento de la adminis- tración, adquiriendo una función jurídico-política de características esenciales para su funcionamiento.

• Posteriormente, sin desvincularse de esta conceptualización, el archivo se encuen- tra altamente vinculado con la cultura histórica. De esta manera, el archivo queda definido en función de su vinculación a las ciencias históricas. Resulta ser un instrumento historicista utilizado con fines políticos y un elemento para el desarrollo de la concepción cientificista de la historia.

• Por último, la procedencia y la archivística integral han sido elementos clave en la definición actual de archivo. Así, este queda definido por su metodología y límites, basados esencialmente en el principio de procedencia y en el complejo entramado especulativo que despliega. El archivo amplía sus perspectivas, no siendo únicamente un instrumento jurídico administrativo o histórico, sino una integración de las mismas.

Análisis

Pedagógicamente, tres podrían ser las principales funciones de los archivos: creación y recogida de la documentación, mantenimiento, y servicio y uso de los documentos y de la información en ellos integrada.

Todo ello se encuentra vinculado, expresado de forma simplista, al ciclo de vida de los documentos, atribuido a Wyffels y la formulación de su «teoría de las tres edades de los documentos»: edad administrativa, donde el documento es creado y tiene un valor primario y activo formando parte de los archivos de gestión; una segunda etapa o edad intermedia, de custodia y consulta administrativa, donde el documento posee un valor semiactivo y semiadministrativo; y por último, una etapa o edad histórica, de custodia y consulta cultural e informativa donde el documento posee un valor histórico permanente.

Tiempo después, Rhoads matizó la teoría con cuatro etapas: creación; utilización y mantenimiento; selección y gestión de archivos.
En 1986, Atherton planteó reemplazar el ciclo de vida de los documentos por un patrón más sencillo: creación, clasificación, inserción de la documentación en un cuadro de retención y, por último, custodia y empleo.

En definitiva, el concepto de ciclo de vida de los documentos ha sido extraordinariamente eficaz en la teorización archivística de las últimas dos décadas, dado que sobre él han gravitado en gran medida instrumentos que hoy consideramos de magna utilidad, tales como el cuadro de clasificación, los calendarios de conservación o disposición y los instrumentos para la descripción y recuperación.

Asentadas estas bases, nos aventuramos en nuestra definición de archivo como el sistema de información constituido por uno o más sistemas orgánicos de documentos, independientemente de la fecha, forma o soporte material, producidos, recibidos o acumulados naturalmente por cualquier persona –física o jurídica, pública o privada– en el ejercicio de sus funciones, actividades y procedimientos, reunidos, organizados y conservados mediante principios y metodología científica, como garantía de derecho y como fuentes de información, en un depósito gestionado por personal cualificado, para obtener una gestión de calidad.

Comentemos ahora, siquiera brevemente, los elementos que componen esta definición, dado que cada uno de ellos requeriría estudios monográficos:

Sistema de información como premisa. Entendemos la gestión documental en archivos como un sistema integral en el que los documentos son contemplados desde su origen hasta su eliminación o conservación permanente.

¿Qué compone el archivo? Se trata de un conjunto orgánico de documentos que adquieren su verdadero valor en los principios de organicidad y continuidad.

¿Qué documentos componen el archivo? Es válido cualquier tipo de documento.

¿Quién crea, genera o produce un archivo? Cualquier persona física o jurídica.

¿Cómo se forma un archivo? En el ejercicio natural de las actividades de quien genere el archivo.

¿Cómo se trata la documentación del archivo? Mediante los principios y métodos generales que configuran la archivística.

¿Para qué se producen los documentos? Para prestar servicio, conforme a dos modelos: aportar testimonio y proporcionar información.

¿Dónde debe conservarse la documentación? Evidentemente, debe haber edificios e instalaciones apropiadas, que dependerán de la edad del documento.

¿Quién debe conservar el archivo y darle tratamiento técnico? Personal cualificado.

La gestión de calidad. Se trata de urdir un sistema que origine sin tardanzas ni costes excesivos, información diligente que favorezca la adopción de decisiones.

Implicaciones

La base y el fundamento de los archivos son los documentos de origen archivístico. Entendemos por documento archivístico la expresión, independientemente de su fecha, forma o soporte material, producida, recibida o acumulada naturalmente por cualquier persona en el ejercicio de sus funciones, actividades y procedimientos, de carácter obligatoriamente íntegro, auténtico, ingenuo y seriado, perteneciente a un conjunto orgánico y reunido, organizado y conservado como garantía de derecho y como fuente de información.

De esta definición podemos extraer una serie de características conceptuales:

El contexto como hipótesis. El contexto explica y determina el documento en sí, dado que las circunstancias del entorno explican su origen y formalización.

La unicidad. El documento archivístico debe ser único y original.

Carácter seriado. Fruto de la naturaleza orgánica del archivo surge el carácter serial de sus documentos, esto es, la relación intrínseca entre ellos, devenida de las actividades cumplimentadas por las instituciones productoras a lo largo del tiempo.

Valor testimonial y científico-informativo. El documento archivístico, además de ofrecernos información del procedimiento administrativo seguido, otorga valor testimonial e informativo del hecho que refiere.

Todo este complejo teórico queda integrado en la archivística, considerada como la ciencia documental que tiene por objeto el estudio de los archivos en cuanto sistemas de información, fundamentada en la generación, tratamiento y difusión de la documentación a partir del respeto que la misma recibió en la entidad donde se originó como principio universalmente válido e inalterable, y cuyo fin es hacer recuperable la información documental, con el objetivo de servir de base en la toma de decisiones, otorgar garantía y generar conocimientos.

Referencias

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Fecha de ultima modificación: 2014-04-02